Actas : Descripción general


La Ley del Notariado señala en el art. 49 que


“Los Notarios intervendrán en los expedientes especiales autorizando actas …: … 2.º Cuando el expediente tenga por objeto la constatación o verificación de un hecho, la percepción del mismo, así como sus juicios o calificaciones, el Notario procederá a extender y autorizar un acta”.

El art. 144 del Reglamento Notarial dice:


“Las actas notariales tienen como contenido la constatación de hechos o la percepción que de los mismos tenga el notario, siempre que por su índole no puedan calificarse de actos y contratos, así como sus juicios o calificaciones”.

Y el artículo 198 del Reglamento Notarial:


“los notarios, previa instancia de parte (…) extenderán y autorizarán actas en que se consignen los hechos y circunstancias que presencien o les consten y que por su naturaleza no sean materia de contrato”.

Por tanto, así como los contratos se recogen en escrituras o pólizas, los hechos se recogen en actas.

La regla general es que el notario se limita a dar fe de hechos que percibe por sus sentidos. La excepción son las denominadas ‘actas de notoriedad’ donde el notario estima acreditados determinados hechos previas las pruebas fijadas por Ley o que considera oportunas.

La utilidad de las actas es constituir una prueba válida ante los Tribunales y la Administración de determinados hechos que se necesitará alegar en el curso de cualquier procedimiento.

Será necesario un interés legítimo por parte de quien inste el acta

  (alguna razón suficiente para inmiscuirse en la esfera jurídica de los demás);

La conducta que se pide al notario debe ser legal en sí misma

  (no debe violar la intimidad, la propia imagen o el domicilio de los demás, por ejemplo);

No pueden invadirse esferas judiciales o administrativas

  (no cabe, por ejemplo, requerir a la Administración que ya tiene sus canales para este objetivo, ni recoger manifestaciones que pertenezcan al ámbito penal);

La actuación notarial no puede ser sorpresiva

  (vgr., el notario deberá hacer saber al requerido su calidad de notario, el objeto de su presencia, así como su derecho a contestar);

El acta no puede recoger como si fueran afirmaciones del notario consideraciones que requieran conocimientos periciales que el notario no tiene porqué tener

  (nada obsta a incluir informes periciales)

La actuación del notario ha de ser imparcial

  (aunque debe recoger el interés particular del que le requiere, no puede obviar parte de la verdad que constate ni recoger realidades que induzcan claramente a confusión; de hecho hasta en algunas de ellas se prevé el derecho de contestación con carácter gratuito).

Atención al cliente

Puede escoger libremente al responsable que se indica en cada documento para resolver sus dudas.

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Documento : Actas de presencia

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Son las que acreditan la realidad o verdad de un hecho. Las más frecuentes son las de constatación de determinada realidad (p.e. estado de un edificio, situación tras un siniestro), las de exhibición de objetos, las de entrega o las de existencia de una persona…

Cuando se pretende su uso publicitario existen restricciones importantes.

Datos a facilitar:

  • Datos personales del requirente
  • El requirente debe justificar su interés legítimo (vid. límites generales)
  • Deben respetar los límites de toda acta notarial (vid. límites generales)
  • Breve descripción de los hechos a acreditar
  • Decidir si se combina con el acta de fotografías

Son las que acreditan la realidad o verdad de un hecho. Las más frecuentes son las de constatación de determinada realidad (p.e. estado de un edificio, situación tras un siniestro), las de exhibición de objetos, las de entrega o las de existencia de una persona…

Cuando se pretende su uso publicitario existen restricciones importantes.

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¿Alguna duda?

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ABRA : Documentación y ayuda

“Las actas notariales de presencia acreditan la realidad o verdad del hecho que motiva su autorización.
El notario redactará el concepto general en uno o varios actos, según lo que presencie o perciba por sus propios sentidos, en los detalles que interesen al requirente, si bien no podrá extenderse a hechos cuya constancia requieran conocimientos periciales.
En la autorización de actas de presencia que constaten hechos susceptibles de publicidad comercial, el notario, al expresar el alcance concreto de la fe pública notarial, hará constar que ésta no puede extenderse a cosas o hechos distintos de los que han sido objeto de su percepción personal.
Se prohíbe el uso publicitario de toda acta que no se haya instado expresamente con la finalidad de tal uso y, en su caso, será necesaria la aprobación previa, por parte del notario autorizante, de los textos e imágenes en que la publicidad se concrete. El nombre del notario no deberá aparecer en publicación autorizada de dichos textos e imágenes. Deberá el notario, igualmente, denegar la autorización cuando pueda inducir a confusión a los consumidores y usuarios sobre el alcance de la intervención notarial. El Consejo General del Notariado creará un archivo telemático de libre consulta por los notarios y los usuarios en que conste la intervención notarial y las bases de los concursos para los que se requiera aquélla. El notario requerido advertirá al requirente de la incorporación de ese acta al archivo telemático indicado a los efectos del ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal. Si se negare, no podrá hacer constar la intervención notarial en dicho archivo”.

Documento : Actas de existencia de una persona

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Como subtipo de las actas de presencia, el acta acreditativa de la existencia de una persona, sustituye a las denominadas ‘fe de vida’.
La única especialidad es la necesidad del notario de cerciorarse de la existencia de la persona identificándola debidamente.

¿Qué datos, informaciones o límites son esenciales?

  • El requirente debe justificar su interés legítimo (vid. límites generales)
  • Deben respetar los límites de toda acta notarial (vid. límites generales)
  • Persona a identificar
  • Medios de identificación

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Documento : Actas de exhibición de cosas o documentos

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Como subtipo de las actas de presencia, el acta de exhibición de cosas o documentos se regula en el art. 207 del Reglamento Notarial.

“En las actas de exhibición de cosas, el Notario describirá o relacionará las circunstancias que las identifiquen, diferenciando lo que resulte de su percepción de lo que manifiesten peritos u otras personas presentes en el acto, y podrá completar la descripción mediante planos, diseños, certificaciones, fotografías o fotocopias que incorporará a la matriz.
En las actas de exhibición de documentos, además, transcribirá o relacionará aquéllos o concretará su narración a determinados extremos de los mismos, indicados por el requirente, observando en este caso, si a su parecer procede, lo dispuesto en el párrafo último del artículo 237″.

Existen diversos subtipos. De ellos destaca,

el acta para que un documento no notarial surta efectos en el extranjero

– que tratamos en el punto siguiente

el acta para que un documento no notarial surta efectos en el extranjero

– que entra dentro de los servicios especializados y normalmente se orienta a entidades financieras

el acta de constancia del contenido de una página web

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ABRA : Documentación y ayuda

El requirente debe justificar su interés legítimo (vid. límites generales)

Deben respetar los límites de toda acta notarial (vid. límites generales)

Documento : Actas de constancia de documentos para surtir efecto en el extranjero

Dirigirse a Susana Noguera


Determinados países (anglosajones) admiten documentos con la mera legitimación de firma que en España precisarían una escritura.

En estos casos, para agilizar el tráfico, sin merma de la garantía notarial, se admite la realización de un acta donde se deje constancia de dicho documento y se acredite el consentimiento informado al mismo, pero permitiendo una forma simplificada de circulación del documento en el que se dejará constancia de la intervención notarial.

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ABRA : Documentación y ayuda
  • El requirente debe justificar su interés legítimo (vid. límites generales)
  • Deben respetar los límites de toda acta notarial (vid. límites generales)
  • Documento que se pretenda que surta efectos en el extranjero (recomendable la redacción a doble columna, siendo una de ellas el castellano; en su defecto, en inglés)
  • País donde se pretende que surta efecto

Los documentos autorizados por notarios españoles surten sus efectos no solo en España, sino en cualquier País del mundo. Para ello bastará solicitar la Apostilla de la Haya (documento o anotación que se hace en el poder y sirve para acreditar entre los países firmantes del Convenio la autenticidad del documento) o, si se trata de países no firmantes del Convenio, la legalización diplomática.
Esta gestión puede realizarse desde la notaría.

Documento : Acta de identidad de fotografías

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Como subtipo de las actas de presencia, cabe levantar acta

  • Bien de que determinadas fotografías previamente entregadas al notario coinciden con la realidad,
  • Bien de que las fotografías que se toman en presencia del notario coinciden con la realidad que percibe

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ABRA : Documentación y ayuda
¿Qué datos, informaciones o límites son esenciales?

  • El requirente debe justificar su interés legítimo (vid. límites generales)
  • Deben respetar los límites de toda acta notarial (vid. límites generales)
  • Breve descripción de los hechos a acreditar

Dos Opciones:

– Facilitar ya las fotografías en ejemplares, como mínimo, duplicados
– Tomar las fotografías in situ en presencia del notario y facilitarle el carrete


Documento : Acta relacionada con soportes informáticos

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Son actas relacionadas con soportes o comunicaciones informáticas o scrow (depósito de códigos fuente o programas), constancia de hechos en internet, etc.

  • El requirente debe justificar su interés legítimo
  • Breve descripción de los soportes o comunicaciones o programas
  • Medios de acreditación y acceso a los soportes
  • El notario siempre debe poder acceder al contenido para verificar que no es ilegal

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ABRA : Documentación y ayuda

“El depósito notarial de documentos que estén extendidos en soporte informático se regirá además por las siguientes normas:

1.º El soporte digital que contenga un documento electrónico se entregará en depósito al notario, por el plazo y condiciones que convenga éste con el requirente o requirentes; en el acta de depósito, o en el documento en que deba quedar unido, bastará con hacer referencia depósito con reseña de las características del documento electrónico y de su soporte, tales como su fecha, formato y su extensión, si las tiene, la unidad de medida, en su caso, así como las demás características técnicas que permitan identificarlos.

2.º La Dirección General de los Registros y del Notariado en los términos previstos en el artículo 113.3 de la Ley 24/2001, de 27 de diciembre, podrá acordar, cuando innovaciones técnicas lo hagan aconsejable, el traslado sistemático del contenido de documentos informáticos depositados a un nuevo soporte, más adecuado para su conservación, lectura o reproducción, dictando las normas que garanticen la fiabilidad de las copias. En todo caso, deberá citarse a los interesados, quienes podrán oponerse retirando el documento.

También podrá realizarse, con la misma finalidad, el traslado a un nuevo soporte a instancia de la persona que depositó el documento o sus causahabientes. El traslado del contenido del documento deberá hacerse por medios técnicos adecuados que aseguren la fiabilidad de la copia.

Cuando proceda la devolución de un depósito se extenderá en la misma acta nota expresiva de haberlo efectuado, firmada por la persona que haya impuesto el depósito o por quien traiga de ella su derecho u ostente su representación legal o voluntaria.

Cuando el depósito estuviese constituido bajo alguna condición convenida con un tercero, el notario no efectuará la devolución mientras no se le acredite suficientemente el cumplimiento de la condición estipulada.

Para la devolución del depósito el solicitante tendrá que acreditar al notario el derecho que le asiste.

El notario rechazará todo depósito que pretenda constituirse en garantía de un acto o contrato contrario a las leyes o al orden público.

Si el objeto depositado fuera un programa informático cuyo contenido no pueda ser razonablemente conocido por el notario, éste sólo admitirá el depósito si el requirente depositante manifiesta que el contenido de aquel programa no es contrario a la ley o al orden público”.

Documento : Acta de depósito

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Cabe depositar determinados documentos en una notaría.Se refiere a ello el art. 216 del Reglamento Notarial.

“Los notarios pueden recibir en depósito los objetos, valores, documentos y cantidades que se les confíen, bien como prenda de contratos, bien para su custodia.
La admisión de depósitos es voluntaria por parte del notario, quien podrá imponer condiciones al depositante, salvo que el depósito notarial se halle establecido en alguna ley, en cuyo caso se estará a lo que en ella se disponga”.

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Documento : Acta de depósito de Bases de un concurso

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Cuando se desea efectuar un concurso o sorteo con publicidad, pueden depositarse las Bases ante notario.
El notario, si está de acuerdo el requirente, publicará las bases en la página web del Consejo General del Notariado que permite a las empresas hacer públicas las bases de sus concursos en el Archivo Ábaco.

¿Qué datos, informaciones o límites son esenciales?

  • El requirente debe justificar su interés legítimo (vid. límites generales)
  • Deben respetar los límites de toda acta notarial (vid. límites generales)
  • Bases a depositar
  • Conformidad para la publicidad en el Archivo Ábaco

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Documento : Actas de sorteo

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Cuando se desea que sea el mismo notario el que efectúe el sorteo, debe facilitarse la lista de participantes y mediante un programa debidamente certificado y aleatorio se obtendrán los ganadores. Se trata de dejar constancia de los ganadores de un premio, conforme a una selección aleatoria y a las normas de la convocatoria previa.
Pueden ser aplicables las normas sobre actas susceptibles de uso comercial.

¿Qué datos, informaciones o límites son esenciales?

  • El requirente debe justificar su interés legítimo (vid. límites generales)
  • Deben respetar los límites de toda acta notarial (vid. límites generales)
  • Bases que rigen el sorteo
  • Listado de participantes conforme al tipo de fichero que permite utilizar el programa aleatorio [consultar en notaría]

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Documento : Actas de notificación y requerimiento

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Las regula el artículo 202 del Reglamento Notarial:

“Las actas de notificación tienen por objeto transmitir a una persona una información o una decisión del que solicita la intervención notarial, y las de requerimiento, además, intimar al requerido para que adopte una determinada conducta”.

La diferencia sería:
  • En las de notificación solo se comunica a una persona una información o decisión por parte del requirente
  • En las de requerimiento, además, se insta al destinatario a que adopte una determinada conducta (el ejemplo clásico es el pago de una deuda o la realización de algún acto).
El notario puede efectuar la comunicación

  • Personándose en el domicilio que se le indique.
  • Remitiendo la cédula de notificación (el requerimiento) por correo certificado con acuse de recibo.
  Algunos requerimientos exigen la notificación presencial por Ley; otros, no.

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  • El requirente debe justificar su interés legítimo (vid. límites generales)
  • Deben respetar los límites de toda acta notarial (vid. límites generales)
  • Contenido de la notificación
  • Opción (si es admisible conforme a Ley) por

– Notificación presencial
Notificación por correo

Estas actas generan derecho del requerido a contestar gratuitamente.

Documento : Acta de requerimiento o intimación para la recuperación del IVA en facturas impagadas

Dirigirse a Susana Noguera


Una variante de las actas de requerimiento o notificación son las destinadas a recuperar el IVA en facturas impagadas.

Sobre esta materia se ha producido una evolución que se refleja en dos Consultas de la DGT.

  • Consulta DGT V2534-10 cita el Informe de DGRN de 26 de octubre de 2010.
  • Consulta DGT V1047-15 cita el informe de la DGRN de 8 de octubre de 2014 que modifica el anterior.

Rogamos que su asesor fiscal o contable se ponga en contacto con nosotros para explicarle la forma de proceder.

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Documento : Actas de remisión de documentos por correo o procedimiento técnico

Dirigirse a Dolores Maurín


Las regula el artículo 201 del Reglamento Notarial:

“El simple hecho del envío de cartas u otros documentos por correo ordinario, procedimiento telemático, telefax o cualquier otro medio idóneo podrá hacerse constar mediante acta, que acreditará el contenido de la carta o documento, y según el medio utilizado la fecha de su entrega, o su remisión por procedimiento técnico adecuado y, en su caso, la expedición del correspondiente resguardo de imposición como certificado, entrega o remisión, así como la recepción por el notario del aviso de recibo, o del documento o comunicación de recepción”.

No deben confundirse con las actas de notificación o requerimiento. En las de remisión de documentos por correo el notario solo deja constancia del contenido y de su remisión. Por ello no generan derecho a contestación porque no suponen una actuación notarial de requerimiento.

La diferencia sería:
  • En las de notificación solo se comunica a una persona una información o decisión por parte del requirente
  • En las de notificación solo se comunica a una persona una información o decisión por parte del requirente
  • En las de notificación solo se comunica a una persona una información o decisión por parte del requirente
  • Remitiendo la cédula de notificación (el requerimiento) por correo certificado con acuse de recibo.
Algunos requerimientos exigen la notificación presencial por Ley; otros, no.

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ABRA : Documentación y ayuda
  • El requirente debe justificar su interés legítimo (vid. límites generales)
  • Deben respetar los límites de toda acta notarial (vid. límites generales)
  • Contenido de la notificación
  • Domicilio donde remitir el documento
  • El receptor carece de derecho a contestar gratuitamente ante notario

Documento : Actas de manifestaciones

Dirigirse a Dolores Maurín


Las regula el artículo 202 del Reglamento Notarial:

“En las actas de referencia se observarán iguales requisitos que en las de presencia, pero el texto será redactado por el Notario de la manera más apropiada a las declaraciones de los que en ellas intervengan, usando las mismas palabras, en cuanto fuere posible, una vez advertido el declarante por el Notario del valor jurídico de las mismas en los casos en que fuese necesario”.

El notario se limita a recoger las manifestaciones del requirente sin comprobar ni acreditar su veracidad, sino solo que efectivamente son las que realiza esa persona en ese momento.
Es la persona que hace las manifestaciones quien asume su contenido y veracidad y, en su caso, consecuencias.

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  • El requirente debe justificar su interés legítimo (vid. límites generales)
  • Deben respetar los límites de toda acta notarial (vid. límites generales)
  • Manifestaciones que realiza

Documento : Actas de notoriedad

Dirigirse a Susana Noguera


Se regulan en los artículos 209 y 209 bis del Reglamento Notarial

“Las actas de notoriedad tienen por objeto la comprobación y fijación de hechos notorios sobre los cuales puedan ser fundados y declarados derechos y legitimadas situaciones personales o patrimoniales, con trascendencia jurídica.”

Es un caso especial, donde los hechos no se perciben directamente por los sentidos, sino que el notario, a la vista de las pruebas practicadas y de los antecedentes, emite su juicio de que el hecho es notorio, de que lo tiene por acreditado. De esta forma, permiten fundamentar derechos.

Se crea así una presunción de veracidad.

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ABRA : Documentación y ayuda
  • Algunas con finalidad inmobiliaria

Para inmatriculación, vid. art. 203 LH

  • Otras, con finalidad familiar

Para constatación del régimen económico matrimonial

  • Y, finalmente, con finalidad sucesoria

La más importante es la regulada en el art. 209 bis LN para declarar los herederos abintestato de una persona (que fallece sin testamento)

Pero también es un acta de notoriedad cuando existiendo testamento “instituyendo herederos a los hijos A y B y demás que pudiera tener”, el notario constata si hay o no más hijos

Las actas de declaración de herederos ab intestato se tratan en ‘Testamentos y Herencias’

  • El requirente debe justificar su interés legítimo (vid. límites generales)
  • Deben respetar los límites de toda acta notarial (vid. límites generales)
  • Pruebas que procedan según el tipo de acta

Documento : Actas protocolización

Dirigirse a Dolores Maurín


Se regulan en el artículo 211 del Reglamento Notarial:

“Las actas de protocolización tendrán las características generales de las de presencia, pero el texto hará relación al hecho de haber sido examinado por el notario el documento que daba ser protocolado, a la declaración de la voluntad del requirente para protocolización o cumplimiento de la providencia que la ordene, al de quedar unido el expediente al protocolo, expresando el número de folios que contenga y los reintegros que lleve unidos”.

Se trata simplemente de incorporar al protocolo del notario un documento (sea público o privado) para

  • evitar su pérdida,
  • acreditar su existencia en dicha fecha,
  • acreditar su fecha, o
  • poder obtener copias futuras.

Si el documento es privado, debe cumplir antes los trámites fiscales.

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ABRA : Documentación y ayuda

La protocolización de un documento privado no lo convierte en documento público.

Artículo 215

“Los documentos privados cuyo contenido sea materia de contrato podrán protocolizarse por medio de acta cuando alguno de los contratantes desee evitar su extravío y dar autenticidad a su fecha, expresándose en tal caso que tal protocolización se efectúa sin ninguno de los efectos de la escritura pública y sólo a los efectos del artículo 1.227 del Código Civil.
Cuando no sean materia de acto o contrato se podrán protocolizar mediante acta a los efectos que manifiesten los interesados.
Los documentos privados sujetos al Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados, y al Impuesto de Sucesiones y Donaciones, no podrán ser objeto de acta de protocolización si no consta en ellos la nota que corresponda de la Oficina liquidadora o entidad bancaria colaboradora”.

  • El requirente debe justificar su interés legítimo (vid. límites generales)
  • Deben respetar los límites de toda acta notarial (vid. límites generales)
  • Documento a protocolizar
  • Caso de ser privado, previa legitimación fiscal

Documento : Actas de subastas voluntarias y Actas de Venta extrajudicial

Dirigirse a Mireia Carrasco


No deben confundirse
  • Las actas de subastas reguladas en los artículos 72 al 77 LN
  • Las actas para la venta extrajudicial de bienes inmuebles por impago de hipotecas regulada en el art. 129 LH, LEC, RH, …

En el caso de una subasta pública, los organizadores presentan al notario las condiciones lícitas que consideren oportunas: descripción del bien o derecho a subastar; el tipo de subasta; depósito necesario para participar; procedimiento; plazos; lugar, día y fecha y hora de celebración; lugares dónde se anunciará; duración…

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ABRA : Documentación y ayuda

En el caso de venta extrajudicial de bienes inmuebles por impago de hipotecas, todo el procedimiento tiene una regulación exhaustiva que deja poco margen.

Entre ambas vías hay varias diferencias: la esencial es que solo la Venta extrajudicial de bienes inmuebles por impago de hipotecas purga las cargas posteriores.

Son materias técnicas, por lo que la consulta directa con la notaría parece imprescindible.

Las actas de constancia del cumplimiento de los trámites para la Venta extrajudicial constituyen uno de los servicios especializados de la notaría para empresas en sus dos especialidades

Organización del análisis del expediente, localización del notario competente y remisión de exhorto

Tramitación de la Venta extrajudicial propiamente dicha


Preguntas frecuentes

En la sección de Preguntas frecuentes, podrá consultar las cuestiones generales aplicables a todos los servicios. Las respuestas son genéricas, de manera que determinados servicios pueden exigir consideraciones especiales.

ABRA : PREGUNTAS FRECUENTES
  • ¿Quién debe comparecer en la notaría?
  • ¿Cómo debo identificarme en la notaría?
  • ¿Cómo debe intervenir una persona con capacitad limitada?
  • ¿Cómo conocer los honorarios que aplica el notario?
  • ¿Puedo obtener un presupuesto?

Envío de consultas

Puede utilizar la siguiente página para consultar información sobre un servicio o documento concreto. Este enlace le llevará a la página para enviar sus cuestiones al departamento correcto.

ABRA : ENVÍO DE CONSULTAS